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Aspectos CLAVES en la organización de un CONGRESO: División de tareas y armado de comités
Por Aldana Páez

Según la RAE, un congreso es una conferencia generalmente periódica en que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, etc., se reúnen para presentar conferencias o exposiciones sobre temas relacionados con su trabajo o actividad y discutir sobre ellos.En la clasificación de eventos, los congresos forman parte de los eventos empresariales y los objetivos por los cuales esas empresas o instituciones eligen hacerlos, se basan en el posicionamiento de su marca en el mercado que los compete.Un congreso es uno de los tipo de eventos más complicados de organizar debido a la gran cantidad de acciones a realizar. Por este motivo, es fundamental que se planteen diferentes comités de trabajo, especificando las tareas a realizar de cada uno. A su vez, es importante entender que estos comités deben estar articulados y sincronizados los unos con los otros para que se continúe la misma línea de trabajo.Los tipos y nombres de comités serán establecidos por el organizador según la magnitud y alcance del evento, como así también, por su funcionalidad.Aquí, mencionamos los más comunes:Comité organizador: es el órgano rector. Es la articulación de todos los comités.Dirección general: compuesta por los representantes de la institución convocante. Tomarán las decisiones finales que competen al evento. Comité de honor: es un instrumento puramente de imagen y representación. Se deben invitar a este  comité a aquellas personas que por su relevancia profesional o por su cargo puedan apoyar al congreso.Comité académico: integrado por profesionales que guiarán el contenido del evento, armarán el cronograma incluyendo conferencias centrales y talleres, contactarán y decidirán quiénes serán los ponentes.Comité finanzas: se encargará de los presupuestos, costos, cobros y todo lo relacionado al financiamiento del evento.Comité de comunicación: es el responsable del armado y la gestión del plan de difusión del evento.La división de tareas logra que la planificación del evento se lleve a cabo de forma fluida para la consecución de  un congreso exitoso.Es esencial la buena coordinación y comunicación de los comités. Cada uno deberá llevar una programación bien establecida del evento y de cada etapa del mismo y estar coordinado con los otros comités a fin de evitar la mayor cantidad de contingencias.Los comités deben estar formados por individuos con aptitudes como la responsabilidad, organización, puntualidad, compromiso, empatía, experiencia y capacidad para resolver problemas.

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La Habana recibirá al MITM Americas del 14 al 17 de Octubre 2019
Por Franky Leonard

Coincidiendo con el 500 aniversario de La Habana, MITM Americas vuelve a la capital de Cuba para su 23ª edición. El evento, que es referencia para el sector MICE en el Caribe y las Américas reunirá, del 14 al 17 de Octubre próximo a organizadores interesados en la oferta turística de Cuba en particular y de toda la región en general.MITM Americas, la feria MICE internacional más antigua en Americas & Caribe orientada a profesionales programando citas B2B y un programa de networking de alto standing que garantiza el contacto entre los mas de 900 participantes de 30 países que se espera asistan.

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IV Congreso de Comunicación y Seguridad en Eventos
Por Mice Latam

Los días 25 y 26 de abril de 2019 se celebrará en la Facultad de Ciencias de la Información en la Universidad Complutense de MadridLa Facultad de Ciencias de la Información de la Universidad Complutense junto la Asociación científica Icono14 organizan este cuarto Congreso Internacional de Comunicación y Seguridad en Eventos tras la demanda del sector en ofrecer un marco de discusión e investigación sobre la comunicación, la seguridad y las estrategias de marketing utilizadas en el sector de la organización de eventos. España por su oferta y acogida de importantes eventos nacionales e internacionales se posiciona entre los cinco primeros países a nivel mundial. Los incidentes ocurridos durante años, los atentados junto con la política, el malestar social, la crisis, la falta de formación y coordinación han provocado desafortunados sucesos. Destinos turísticos se ven gravemente afectados con lo que debemos incluir y actualizar los riesgos y amenazas a los que nos enfrentamos a la hora del diseño, planificación, control y gestión de distintos eventos. La preocupación sobre la Autoprotección y Seguridad que vienen aconsejando los nuevos tiempos recomiendan la formación y concienciación a asistentes, participantes y organizadores de actos.

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ZARAGOZA CONGRESOS CELEBRA LA NAVIDAD CON SUS SOCIOS
Por Mice Latam

ZARAGOZA CONGRESOS CELEBRA LA NAVIDAD CON SUS SOCIOS EN UN EVENTO QUE BATIÓ RECORDS DE ASISTENCIAEl pasado martes 18 de diciembre, Zaragoza Congresos celebró el Foro del Socio 2018 o “profit extra de Navidad”, un evento al que asistieron más de 50 personas del sector MICE zaragozano.Este evento navideño tuvo lugar en el céntrico Hotel Palafox y, tras un café de bienvenida, se dio paso a una reunión distendida en la que cada asistente podía presentarse en medio minuto que finalizaba a toque de panderetas. A continuación, desde la Escuela Museo de Origami de Zaragoza (EMOZ), que ese mismo día cumplía cinco años, se organizó un concurso de lanzamiento de aviones de papel donde puntuaban tanto la precisión como la distancia recorrida. Más adelante, llegó la esperada y anunciada “visita especial” de mano de Papá Noel y su elfo, quienes entregaron un regalo a cada uno de los asistentes al evento: recorridos en el bus turístico de la ciudad, estancias en hotel, cenas, spa, excursiones al Pirineo, visitas a bodegas aragonesas… ¡Nadie se fue sin su obsequio! Tras la emoción creada por esta visita llegó el turno de las actividades de team-building y del fotomatón de Atmósfera Eventos. En primer lugar, se probó puntería con una competición de dardos por parejas y se terminó con el “casino gourmet” de Zaragoza Servicios. Para esta última actividad, los cinco grupos pasaron por mesas de cata de jamón, vino, queso, chocolate y refrescos de cola en los que estaban presentes todos los sentidos con preguntas como “¿sabrías decir de qué animal proviene el queso que acabas de catar?” o, “¿qué porcentaje de cacao tiene este chocolate?”. Después, con las fichas obtenidas se rifaron varios lotes de productos gastronómicos.La mañana festiva cerró con “La Vermutería” de Palafox Hoteles, donde los asistentes pudieron disfrutar de un aperitivo que puso punto y final a la jornada.  Fuente: Eva Murcianozcb@zaragozaconventionbureau.comwww.zaragozaturismo.es

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Asamblea General de Zaragoza Congresos
Por Liz Fuenmayor

Ayer, Zaragoza Congresos celebró, su asamblea anual de socios donde se presentó la memoria de actividades de 2018 y se aprobó el plan de actuación de 2019.Fernando Rivarés, Consejero de Cultura, Turismo y Hacienda de Zaragoza, recalcó el impacto económico que el sector de congresos, reuniones, convenciones e incentivos supone para la ciudad, que este año, ha vuelto a batir su récord con un aumento respecto al año anterior del 2,7 % en los eventos celebrados.La ciudad sigue reforzando el turismo de negocios. No solo ha aumentado el número de eventos celebrados, sino también el de asistentes, un 7,23 % más que en 2017 (126.000 en 2018 frente a 117.500 en 2017), hecho propiciado por el incremento del número de grandes eventos y congresos de más de 500 delegados celebrados en Zaragoza en 2018. De los 521 eventos celebrados este año, 183 fueron regionales (35 %), 268 de carácter nacional (52 %) y 70 internacionales (13 %). La mayoría de ellos tuvo entre 50 y 150 asistentes (53 %), mientras que el 21 % tuvo entre 150 y 250, el 17 % contó con entre 250 y 500 y, el 10 %, con más de 500. En cuanto a su naturaleza, se han dado 218 reuniones de trabajo, 133 congresos, 104 jornadas y 66 convenciones. Habría que añadir además 14 ferias y exposiciones y alrededor de 2.000 reuniones de menos de 50 personas. El responsable de congresos de Zaragoza Turismo, Miguel Ángel Argente, valoró ayer el buen posicionamiento de Zaragoza “en la segunda línea” nacional, tras Madrid y Barcelona, compitiendo con ciudades como Valencia, Bilbao o Sevilla. Los datos ponen de manifiesto que la capital aragonesa es una excelente sede para todo tipo de eventos, desde grandes congresos hasta pequeños viajes de incentivo. Todo ello es avalado por la opinión de los organizadores que eligen Zaragoza como sede y de los congresistas que visitan la ciudad, como muestran los resultados de las encuestas de este año: en concreto, el grado de satisfacción en relación a la ciudad es de 8,6 sobre 10, y en relación al congreso de 8,9 sobre 10.Estos fueron solo algunos de los datos presentados ayer por Fernando Rivarés en el Museo Pablo Gargallo ante a los más de 50 asistentes a la asamblea. El concejal, además, detalló las distintas acciones promocionales llevadas a cabo en 2018 por Zaragoza Congresos con el firme propósito de llegar a los agentes de organización de eventos y mostrarles el producto altamente competitivo a nivel de calidad e infraestructuras que es Zaragoza y los numerosos atractivos que posee como destino cultural y de incentivos.   Promoción del destinoDichas acciones han propiciado más de 700 contactos profesionales y se han fundamentado, por una parte, en acciones a nivel nacional y, por otra, en la internacionalización del destino, principalmente en Francia, Alemania, Reino Unido y Benelux. El Consejero insiste en que la asistencia a ferias internacionales como IMEX o IBTM y a diferentes workshops del sector así como la organización de presentaciones de destino nacionales, visitas personalizadas a organizadores de eventos y viajes de familiarización a Zaragoza son esenciales para “conquistar al organizador de corazón a corazón” y dar a conocer la oferta de la ciudad en el exterior.Además de esta promoción, se han investigado más de 150 congresos y se han llevado a cabo más de 400 contactos para atraer eventos, que han llevado a la presentación oficial de 13 candidaturas de congresos, de las que ya se han ganado 6. Así, en 2019, Zaragoza será sede de un buen número de eventos, entre los que cabe destacar el XVIII Congreso de Especialidades Veterinarias, con 1.300 delegados o el 61 Congreso de la Sociedad Española de Geriatría y Gerontología, con 1.200. Y en el año 2020 destacan el Congreso de la Soc. Española de Alergología, con 1.500 asistentes, el Congreso de la Soc. Española de Calidad Asistencial, con 1.000 y el Congreso de la Soc. Esp. de Médicos de Atención Primaria (SEMERGEN), con 4.000. Incluso ya hay confirmaciones para el año 2022, como el Congreso de la Asoc. Española de Endodoncia. Plan de Actuación 2019Fernando Rivarés también presentó el Plan de Actuación de 2019, que sigue la línea de 2018 y se asienta sobre tres bases claras y fundamentales en torno a las que giran las numerosas acciones planificadas: la ya mencionada comercialización internacional y nacional, los socios y los anfitriones.Socios ZCB Zaragoza Congresos aglutina actualmente a más de 120 entidades y empresas relacionadas con el sector del turismo de negocios que ofrecen un amplio abanico de servicios necesarios en la organización de eventos en Zaragoza. Así pues, recalca Rivarés, que el Convention Bureau de Zaragoza sigue siendo un ejemplo significativo de la “colaboración público-privada-social” como la vía más adecuada y más efectiva para la promoción de la ciudad como sede de eventos. Como actividades dedicadas a los socios ZCB, está previsto, además de las jornadas formativas, organizar siete sesiones de ZCB Profit Club y un Foro del Socio, y quizás alguna sesión extra, dado el éxito que suelen tener estas convocatorias, con una alta participación de socios y de empresas invitadas. En este tipo de reuniones se establecen múltiples contactos comerciales entre empresas asociadas y otras invitadas, relacionadas directa o indirectamente con la organización de eventos. Club de AnfitrionesEn estos momentos son ya 133 los miembros que lo integran. Son personas de gran relevancia y prestigio en sus ámbitos profesionales, (universitario, médico-sanitario, científico y técnico) que han contribuido y contribuyen a la celebración de congresos y reuniones de más de 500 personas en Zaragoza. Con este club, Zaragoza Congresos pretende realzar y poner en valor el tesón e interés de estos profesionales para dar a conocer la ciudad, así como reconocer públicamente su papel. El objetivo es que cada organizador “se sienta embajador de Zaragoza”, constituyendo a la vez una red de personas que, mediante la presentación de la candidatura y con la posterior organización del congreso, sigan convirtiendo a Zaragoza en la sede de importantes eventos y congresos.  Fuente: Eva Murcianozcb@zaragozaconventionbureau.comwww.zaragozaturismo.es

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