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Los espacios culturales como sede de eventos
Por Felipe Reyes Barragan

En los últimos años y en una búsqueda de innovar y sorprender en cuanto a venues se refiere, los organizadores de eventos han echado mano de nueva sedes y lugares, así, hemos visto como espacios “tradicionales” o con otra vocación han sido utilizados para la realización de eventos de todo tipo, desde cocktails hasta congresos  empresariales. En contraparte, algunos museos, centros culturales, teatros y foros han diversificado sus estrategias y han volteado a la industria de reuniones en una búsqueda de fuentes alternativas de ingresos y además, de posicionamiento, porque el impacto de asistir a un brindis en el museo, donde puedes esperar todo menos un montaje espectacular, seguramente generará interacciones y podría propiciar que al día siguiente, quien asistió al brindis, acuda ahora a ver una exposición con tiempo y calma.Lo cierto es que los organizadores de eventos deben considerar que el uso de estos espacios es totalmente diferente al uso de áreas que tienen esa orientación de origen, así, un centro ferial con salones adhoc, tendrá políticas diferentes que  las de un teatro, que por sus condiciones  y particularidades, debe cuidar, además de la integridad de las personas, el resguardo del inmueble así como la imagen y reputación del espacio.Si ya de por sí es complejo organizar un evento en un espacio, llamémosle alterno, el reto es mayor cuando debemos considerar si el espacio es administrado por una institución pública o por un ente privado, cada una de estas figuras implican otras reglas que muchas veces el organizador de eventos prefiere evitar y deja pasar la oportunidad de innovar y crear una experiencia diferente en su audiencia.Por ello, esta ocasión, quiero compartirte un par de recomendaciones para hacer más satisfactoria tu experiencia y la del recinto, en un ganar – ganar.1.- Pregunta por las políticas inherentes a la operación del espacio.En algunos teatros, por ejemplo,tienes que presentar el programa del evento a realizar y además, debes poner a consideración del comité o patronato la actividad cultural que incluirás en el evento, muchos de estos espacios no rentan sus instalaciones si no presentas alguna actividad artística, pero debes antes ponerla a consideración para que esta sea aprobada.2.- Horarios y alcances.A diferencia de un salón comercial, donde puedes extender en un momento dado la duración de un evento, en museos y teatros debes apegarte a los horarios establecidos, ya que deben cumplir con normatividad municipal y estatal en cuanto a horarios de operación.De igual forma debes considerar que si es una cena por ejemplo, los alimentos lleguen ya preparados listos para servir, o bien, tener extintores y medidas adicionales de seguridad por uso de parrillas de gas, poco permitidas, o eléctricas.3.- Requerimientos  técnicos.Una de las grandes ventajas de estos espacios es que cuentan con equipos de alta tecnología y muchas facilidades para manejar grandes eventos, por ejemplo, plantas de luz,  monitores de última generación, iluminación robótica y un equipo  técnico capacitado. Por ello, es importante que siempre des a conocer, con lujo de detalle, el desarrollo del evento de principio a fin y los requerimientos que necesitas para que la idea que nació en tu mente, se cristalice ante los invitados.4.- Pagos, contratos y descuentos.Por disposiciones gubernamentales, el uso de los espacios deben estar respaldados por contratos y en algunos casos, por pagarés. El primer punto es que el contrato que se usa es el que da el propio espacio, además, los tiempos de formalización pueden ser extensos, pero si proporcionas toda la información requerida, tu, como organización estarás protegido ante eventualidades. No olvides que los pagos deben hacerse días antes del evento, por lo que considera este recurso para no tener sorpresas y por último, las cuotas de arrendamiento son aprobadas en sesiones de comités o patronatos y no contemplan descuentos como si puede hacerlo el salón de un hotel o de un recinto.Como verás, hay pros y contras, pero la experiencia final para tu asistente es la que debe inclinar la balanza al uso o no de este tipo de espacios.

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¿Cómo elegir la mejor locación para tu evento? by Yanela Biancardi
Por Micaela Vuletin

Muchos de mis clientes me piden la MEJOR LOCACIÓN. ¿Pero existe el mejor lugar? SÍ, considero que existe. Pero es mi trabajo encontrar la mejor locación para ESE CLIENTE en particular, para el objetivo de su evento y para la idea que quiere transmitir con él.Escoger el espacio físico adecuado para la realización de un evento es un tema central para que el mismo tenga ÉXITO.En nuestra visita a locaciones (relevamiento de sede) debemos contemplar:✒️ Tipo de evento.✒️ Objetivo del evento.✒️ Cantidad de invitados.✒️ A quién va dirigido.✒️ La ambientación.✒️ La fecha.✒️ Época del año en que se va a desarrollar.  De más está decir que no es lo mismo, por ejemplo, una Fiesta de Fin de Año que una capacitación empresarial: los requerimientos técnicos son tan disímiles que un espacio reducido o demasiado amplio atentarían contra nuestros objetivos.Una vez definidos estos aspectos, es necesario apuntar a los detalles:– Capacidad del salón (recomiendo ver el plano antes de confirmar el evento).– Disponibilidad (si está libre en la fecha que deseo).– Servicios incluidos (por ejemplo, el catering en los hoteles es exclusivo).– ¿Con cuánto tiempo de anticipación cuento para montar mi evento? ¿Hay otro evento antes? – Si existe alguna restricción o, por el contrario, contamos con algún permiso adicional. Tener en cuenta de gestionar el ART de todo el personal involucrado y presentarlo 48 horas antes del día del evento.– En caso de que en nuestro evento participen menores, si el lugar cuenta con un sector especial de entretenimientos o bien con una persona que se encargue de su cuidado y diversión (podemos también contratarla nosotros).– Si el evento va a contar con un show/animación, planificar entrada y salida de los actores y su cambio de vestuario. – Guardarropa.– Posibilidad de alojamiento.– Internet, línea telefónica.– Climatización (la temperatura ideal debe rondar los 22°C).– Mantelería (ver colores antes del evento).– Estacionamiento (si el espacio no cuenta, hacer una lista de los más cercanos).⚠️ El salón deberá estar armado, como mínimo, 45 minutos antes de la llegada de los invitados.Ahora con toda esta información en mano podemos determinar si el salón que visitamos es PERFECTO para el evento que nos convoca.

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