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REUNIONES Y EVENTOS MÁS RESPONSABLES Y SOSTENIBLES
Por Mice España

La sostenibilidad es un elemento cada vez más importante en la planificación y desarrollo de reuniones y eventos internacionales.La mayor conciencia global que existe hoy sobre los impactos sociales y medioambientales que genera el turismo, ha hecho que los asistentes a reuniones demanden eventos cada más verdes y sostenibles.La sostenibilidad como factor de decisiónA la hora de planificar una reunión o evento sostenible, muchos organizadores (sobre todo de Norteamérica y Europa) empiezan a tener en cuenta el posicionamiento del destino en torno a la sostenibilidad, analizado su política medioambiental y su compromiso con la conservación de recursos naturales.Algunos de ellos priman destinos cercanos y bien conectados que permitan reducir la huella de carbono de la reunión.También es importante elegir sedes de reuniones y hoteles que tengan opciones de transporte público e instalaciones adaptadas a personas con limitaciones de movimiento o alguna discapacidad.Y por último, hay que primar la contratación de proveedores (aerolíneas, sedes, hoteles o agencias receptivas) que tengan un sólida política medioambiental, cuiden la gestión de residuos y el reciclaje, tengan planes de eficiencia energética o desarrollen acciones de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) en la comunidad local donde se desarrolla el evento.Herramientas prácticas para desarrollar reuniones y eventos más sosteniblesPlanifica un evento sin papelUno de los recursos que se usa de forma intensiva en las reuniones es el papel. Los organizadores tienen que reducir drásticamente su consumo y para ello, la tecnología es un factor clave. A continuación os damos algunas recomendaciones:Transmitir toda la documentación posible de forma electrónica.Solicitar a los asistentes que consulten dicha información en la pantalla y no la impriman.Usar pantallas para informar sobre el programa en diferentes áreas comunes del evento (usando elementos de bajo consumo eléctrico).Evitar o limitar el uso de marcadores tóxicos (que hacen difícil reciclar el papel) y gestionar bien el reciclaje de cualquier material contaminante utilizado.Usar papel reciclable (hay certificados internacionales como FSC o PEFC que lo avalan) e imprimir el papel por ambas caras.Imprimir en blanco y negro cuando sea posible (el uso de colores hace el reciclaje más difícil).No imprimir un número de copias superior al número de participantes.Usar eficientemente recursos escasosLas reuniones tienen que minimizar el consumo de recursos escasos como la energía o el agua. Para ello se recomienda:Elegir hoteles y sedes de reuniones que tengan política de eficiencia energéticaPrimar salas de reuniones que tengan luz naturalApagar luces y aparatos electrónicos cuando se sale de la reuniónBuscar proveedores que utilicen energías renovablesUsar jarras de agua en vez de botellas de plásticoElegir una temperatura adecuada para la sala que no suponga un consumo energético excesivoConcienciar a los asistentes a la reunión sobre cómo hacer un uso responsable de agua y luz durante su estanciaAlimentaciónOtro de los elementos con más impacto medioambiental de una reunión es la alimentación y el origen de los productos que utilizamos. Estas son algunas recomendaciones para reducir su impacto:Comprar productos de gran consumo (como azúcar, sal, aceite…) en grandes cantidades y en contenedores reciclables.Calcular bien las cantidades para evitar desperdicios. Hay que solicitar confirmación de asistencia a cenas de gala para ajustar las cantidades.Usar materiales y utensilios reutilizables tanto para comidas, como para coffee breaks y cocktails (evitando cubertería y platos de plástico o papel).Usar servilletas reutilizables (servilletas de tela que se puedan lavar).Usar alimentos de temporada, cultivados orgánicamente y producidos localmente (lo que generará menos huella de carbono al no tener que transportarlos).Usar productos importados que estén basados en iniciativas de comercio justo.Ofrecer menús saludables, opciones para vegetarianos y veganos, alternativas a necesidades especiales (como halal o kosher), y tomando en cuenta las alergias e intolerancias alimenticias.Elegir empresas de catering que tengan una política social y medioambiental.Desarrollar campañas de donación de restos de comida (no perecederos) a organizaciones sin ánimo de lucro locales (si la legislación local lo permite y es seguro alimentariamente).TransporteEl transporte es el componente de los viajes que más impacto medioambiental genera. Supone más del 40% de todas las emisiones generadas por el sector turístico. Estas son algunas recomendaciones para reducir el impacto medioambiental del transporte en las reuniones:Elegir destinos que tengan buena conectividad para evitar excesivas escalas aéreas que generan un mayor consumo de combustible y emisiones CO2Elegir líneas aéreas que tengan política medioambiental de reducción de emisiones y uso de combustibles menos contaminantesPromover e incentivar el uso de medios de transporte sostenible por parte de los asistentes a la reunión (transporte público, a pie, en bici, compartir taxi…)Priorizar transporte colectivo de los asistentes sobre traslados individualesOptar por medios de transporte ecológicos, eléctricos o con bajo impacto medioambiental (como los híbridos)Ofrecer a los asistentes información detallada sobre las diferentes opciones de transporte para llegar a la sede y datos de alquiler de bicis y servicios similaresHabilitar un parking para bicis cerca de la entrada del recinto (para incentivar su uso) RegalosEs importante que los regalos que se entreguen a los asistentes al evento, reflejen la autenticidad del destino que se visita.Para ello se recomienda usar productos manufacturados localmente que reflejen la identidad cultural del territorio. Y si es posible comprárselo a pequeños artesanos y productores locales.También es importante usar el menor papel y otros materiales para empaquetar y decorar los regalos.Herramientas de comunicaciónTan importante como desarrollar acciones para limitar los impactos negativos de la reunión, lo es el comunicar a los asistentes esos esfuerzos que se están desarrollando para lograr un evento más sostenible.Por ello es fundamentar informar a los participantes sobre las medidas que se están tomando durante el evento para minimizar su impacto medioambiental y ser más sostenibles.Y por otro lado, es básico ofrecer a los asistentes recomendaciones sobre cómo minimizar su impacto medioambiental durante el evento.Actividades de responsabilidad social corporativa que se pueden ofrecer a organizadoresÚltimamente el término sostenible no hace solo referencia a la necesidad de limitar los impactos negativos que una reunión genera en el destino donde se desarrolla. Ahora también se busca generar un impacto positivo en la comunidad local.En una reciente encuesta desarrollada por la American Society of Association Executives, el 39% de los organizadores de reuniones y congresos asociativos, declaran haber desarrollado al menos un servicio comunitario o acción de responsabilidad social corporativa en el destino donde han desarrollado su último evento. Otro 15% declaró que tienen pensando desarrollar este tipo de iniciativas el próximo año.Hay que señalar que el desarrollo este tipo de acciones en un evento, tiene ciertos beneficios, tanto para el destino, como para los organizadores y asistentes:Genera un impacto positivo en la comunidad local donde se desarrolla el eventoMejora la imagen del organizador de la reuniónGenera experiencias relevantes y significativas para los asistentes de reuniones, que pueden ofrecerles oportunidades de desarrollo personalPermite a los asistentes una mejor conexión con el destino donde se desarrolla el evento y su comunidadGenera visibilidad mediática hacia el eventoPara aprovecharse de esta tendencia y generar un impacto positivo de las reuniones en la comunidad, los destinos tienen que ofrecer a los organizadores de reuniones propuestas de actividades “llave en mano”, con experiencias bien organizadas, que generen un impacto positivo en el destino y una sensación de desarrollo personal en los participantes.A continuación señalamos algunas ideas sobre actividades de Responsabilidad Social Corporativa que se pueden desarrollar en una reunión:Materiales y regalos para niños – Una actividad muy sencilla consiste en que los asistentes a las reuniones tengan una sesión para organizar bolsas con materiales escolares, pequeños regalos y golosinas, que luego serán distribuidas en colegios y hospitales infantiles de la región.Limpieza de playas o parques – se puede plantear una visita a una playa local para organizar batidas, que limpien la zona de plásticos y otros productos contaminantes para el océano.Plantar árboles – se puede organizar con alguna asociación ecologista y las autoridades locales una campaña para que los asistentes a la reunión planten árboles y ayuden a reforestar una zona de bosque.Donación de productos – los organizadores pueden donar a la comunidad local ciertos productos que ellos usan para la decoración de los eventos y que se pueden reutilizar para su uso en escuelas, a través de programas de arte.Apoyo a iniciativas locales – Hay que informar a los organizadores sobre iniciativas que ya están en marcha como Bancos de Alimentos o proyectos con población en riesgo de pobreza o exclusión social.Recogida de Fondos – También se pueden organizar colectas entre los asistentes al evento (durante la celebración del mismo) para ayudar a financiar escuelas, programas de desarrollo local o campañas de conservación de recursos naturales.Fuente Texto e Imagenes: Spain Convention BureauSobre SCB:El Spain Convention Bureau presta a sus asociados, servicios relacionados con la organización de jornadas formativas, la coordinación de estudios de mercado, la realización de presentaciones y workshops en los mercados de mayor interés, la participación en las ferias internacionales más importantes del turismo de negocios, la coordinación de presentaciones o fam trips en los destinos, la puesta a disposición de los asociados de todas las herramientas de promoción online y la cooperación en campañas publicitarias específicas.

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ZARAGOZA CONGRESOS CELEBRA LA NAVIDAD CON SUS SOCIOS
Por Mice España

ZARAGOZA CONGRESOS CELEBRA LA NAVIDAD CON SUS SOCIOS EN UN EVENTO QUE BATIÓ RECORDS DE ASISTENCIAEl pasado martes 18 de diciembre, Zaragoza Congresos celebró el Foro del Socio 2018 o “profit extra de Navidad”, un evento al que asistieron más de 50 personas del sector MICE zaragozano.Este evento navideño tuvo lugar en el céntrico Hotel Palafox y, tras un café de bienvenida, se dio paso a una reunión distendida en la que cada asistente podía presentarse en medio minuto que finalizaba a toque de panderetas. A continuación, desde la Escuela Museo de Origami de Zaragoza (EMOZ), que ese mismo día cumplía cinco años, se organizó un concurso de lanzamiento de aviones de papel donde puntuaban tanto la precisión como la distancia recorrida. Más adelante, llegó la esperada y anunciada “visita especial” de mano de Papá Noel y su elfo, quienes entregaron un regalo a cada uno de los asistentes al evento: recorridos en el bus turístico de la ciudad, estancias en hotel, cenas, spa, excursiones al Pirineo, visitas a bodegas aragonesas… ¡Nadie se fue sin su obsequio! Tras la emoción creada por esta visita llegó el turno de las actividades de team-building y del fotomatón de Atmósfera Eventos. En primer lugar, se probó puntería con una competición de dardos por parejas y se terminó con el “casino gourmet” de Zaragoza Servicios. Para esta última actividad, los cinco grupos pasaron por mesas de cata de jamón, vino, queso, chocolate y refrescos de cola en los que estaban presentes todos los sentidos con preguntas como “¿sabrías decir de qué animal proviene el queso que acabas de catar?” o, “¿qué porcentaje de cacao tiene este chocolate?”. Después, con las fichas obtenidas se rifaron varios lotes de productos gastronómicos.La mañana festiva cerró con “La Vermutería” de Palafox Hoteles, donde los asistentes pudieron disfrutar de un aperitivo que puso punto y final a la jornada.  Fuente: Eva Murcianozcb@zaragozaconventionbureau.comwww.zaragozaturismo.es

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AEVEA&CO 2018 #SomosEventos
Por Josefina Pérez

#SomosEventos Francisco Cantero, presidente de AEVEA, explicó en la apertura la razón de ser del lema o hashtag de esta tercera edición de AEVEA&CO: “Somos eventos, porque nuestra vida no se entiende sin los momentos únicos que la hacen memorable. El ser humano necesita comunicar, y la experiencia online es incompleta e insuficiente sin el contacto físico, directo, presencial. Y por eso los eventos juegan un rol cada vez más importante como parte de la estrategia de comunicación de las empresas”.En la ponencia inicial, una inspiradora Inma Shara -una de las pocas mujeres con prestigio mundial como directora de orquesta- incidió en el mismo punto de vista: “La música y los eventos comparten el privilegio de crear magia e ilusión; y esto es lo que se recuerda. Lo sensorial es fundamental.” Shara también subrayó el paralelismo entre una orquesta y una agencia de eventos; en ambos casos todos los profesionales y especialistas deben trabajar perfectamente sincronizados para producir en el receptor una sensación emotiva intensa y única. Ciudades pro-eventosEl primero de los bloques temáticos de la mañana comenzó con una presentación de Fernando Rivarés, Consejero de Economía, Cultura y Turismo, Portavoz del Gobierno y Tercer Teniente de Alcalde del Ayuntamiento de Zaragoza. Rivarés explicó por qué la capital aragonesa reclama con justicia el título de centro y referencia española en la captación y organización de todo tipo de eventos. “La entidad Zaragoza Congresos reúne a administraciones públicas, empresas privadas y agentes sociales en lo que es el modelo de colaboración del siglo XXI: público-privado-social. Para Zaragoza la celebración de eventos en sus múltiples espacios es la expresión de una vocación colectiva”. Todos coincidieron en la necesidad de simplificar y coordinar los múltiples permisos y normativas de diferentes ámbitos -seguridad, tráfico, convivencia…- que hay que tramitar para hacer realidad un evento en cualquier ciudad. Madrid anunció la creación de una nueva categoría de “Eventos de Interés para la Ciudad”, con una ventanilla única para integrar los trámites de diferentes distritos. Oscar Puente señaló que gracias, entre otros factores, a su decidida política pro-eventos, Valladolid ha visto crecer en los últimos años su afluencia turística en un 10%, con un 22% de crecimiento internacional, colocándose como la segunda ciudad de Castilla y León.  Murcia, Segovia, Gijón y Santa Cruz de la Palma reivindicaron la posición de las ciudades medianas como espacios acogedores de eventos de tamaño adecuado a sus estructuras, y con valores añadidos de cercanía y facilidad de movimientos. Los representantes de AEVEA incidieron en la conveniencia de catalogar los espacios aptos para eventos en cada ciudad, sin olvidar que la actitud creativa siempre puede estar descubriendo nuevos espacios y escenarios idóneos para experiencias únicas. Big Data, Millennials y Emprendimiento.El bloque dedicado a Millennials comenzó con la presentación de la séptima edición del Millennial Survey de Deloitte. Idoia de Paz, Directora de Consultoría, Transformación digital, Experiencia de empleado, Talento y cultura de Deloitte, ofreció interesantes claves para dirigirse a este segmento fundamental de población, los nacidos entre el 1983 y 1994, a través de eventos experienciales. Después, Cristina Saura, Brand Manager Royal Bliss y Nordic Mist (The Coca-Cola Company), presentó el rol estratégico de la comunicación a través de eventos experienciales en el lanzamiento de la nueva marca Royal Bliss; y Enrique Moreno, Director de RRHH de Kiabi, demostró hasta qué punto la creatividad y la innovación pueden transformar un proceso de selección de personal en una experiencia motivadora, creadora de fuertes vínculos y alineación con la empresa. Fuente: www.aevea.eswww.aeveaco.aevea.es 

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ZARAGOZA CONGRESOS MUESTRA SU OFERTA MICE AL MERCADO FRANCÉS
Por Liz Fuenmayor

El pasado fin de semana, Zaragoza Congresos participó en la jornada inversa con el mercado francés que organizaron el Spain Convention Bureau y la OET de París. Durante tres días, 14 destinos españoles y 14 agencias de eventos de toda la geografía francesa se dieron cita en Málaga con el objetivo de que los buyers franceses conocieran de primera mano gran parte de la oferta de eventos de España. El sábado por la mañana tuvieron lugar las reuniones profesionales en las que Zaragoza destacó por su versatilidad a la hora de realizar eventos de todo tipo y por la facilidad para acoger vuelos chárter y personalizar el aeropuerto. Las modernas y futuristas infraestructuras de la zona Expo también llamaron la atención ante la sobriedad de las más clásicas e históricas del centro de la ciudad.Durante el resto de las jornadas se realizaron varias actividades de team-building en las que se tuvo la oportunidad de conocer mejor las necesidades específicas de cada comprador.Además, Zaragoza Congresos entregó un premio de una estancia en la ciudad y experiencia turística a una de las agencias ganadoras de dichas actividades. Fuente: Eva Murciano

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Un día de encuentro, inspiración y conocimiento para no perderse
Por Liz Fuenmayor

3 de julio, 3ª edición de AEVEA&CO #SomosEventosPrimera edición de AEVEA&CO en 2016. Foto AEVEA. El próximo 3 de Julio tendrá lugar la tercera edición de AEVEA&CO, el gran encuentro global de Agencias de Eventos Españolas Asociadas. Este año nos reunimos bajo el tema general “Somos eventos”, con el que expresamos la filosofía vital detrás de nuestra industria: todo cuanto sentimos y conocemos es una experiencia y todo cuanto hacemos, construimos y compartimos nos conducirá a otra. Sin la experiencia no hay evolución, ni tampoco recuerdos. Todo aquello que imaginamos se traslada a algo tangible, experiencial, memorable. Por eso nuestra industria se convierte en una herramienta vital e imprescindible en la comunicación de las empresas. AEVEA&CO contará este año con representantes institucionales, directores de agencia, profesionales de la industria e invitados externos para articular una jornada dividida en cuatro grandes bloques temáticos: el empleo del Big Data, las generaciones que vienen (millennials y post-millennials), el emprendimiento en el sector y la gestión de espacios públicos (mesa redonda con altos cargos municipales).El encuentro será en el espacio Florida Retiro, en Madrid, desarrollándose a lo largo de la mañana para finalizar con un cóctel-almuerzo. Las inscripciones pueden realizarse ya a través de la web https://aeveaco.aevea.es. Próximamente se dará a conocer el programa completo, que contará con la participación de ponentes de referencia mundial como la directora de orquesta Inma Shara y grandes marcas como Coca-Cola, Google, Orange, Kiabi, databeers… nos darán a conocer sus estrategias en relación a Big Data, millennials, post-millennials y emprendimiento.Y animamos a participar en el concurso de emprendedores de AEVEA&CO a todas aquellas nuevas empresas de servicios o productos relacionados con la industria de eventos que quieran darse a conocer a la misma, a través del enlace concursoaeveaco.aevea.esTodos los profesionales relacionados con la comunicación y el marketing de todos los sectores tienen cita obligada el 3 de julio en la tercera edición de AEVEA&CO. Os invitamos a tomar parte en este encuentro con este vídeo de Francisco Cantero, presidente de AEVEA: La vida es un evento y nosotros somos su industria.#SomosEventosSegunda edición de AEVEA&CO, en 2017. Foto AEVEAAcerca de AEVEA, Agencias de Eventos Españolas AsociadasAEVEA somos un grupo representativo de agencias de organización integral de eventos, con vocación de trabajar por y para nuestra industria. Nos hemos unido porque amamos nuestra profesión y queremos que el sector de eventos sea reconocido por su peso económico, su seriedad y su capacidad para comunicar en directo, de un modo estratégico. Actualmente somos 53 agencias, cuyo listado completo puede consultarse aquí: https://www.aevea.es/asociados/Más información y facilidades para la producción de reportajes personalizados:Fuente: Beatriz González Quevedo, 653 389 056, bgq@aevea.es Alberto Goytre, 609 501 463, goytre@reportarte.es

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