LA INDUSTRIA DE LOS EVENTOS SIGUE TRABAJANDO CON CREATIVIDAD Y OPTIMISMO PESE A LA SITUACIÓN CRÍTICA QUE VIVE EL SECTOR, Y APELA A LA RESPONSABILIDAD DE TODOS by AEVEA
LA INDUSTRIA DE LOS EVENTOS SIGUE TRABAJANDO CON CREATIVIDAD Y OPTIMISMO PARA FACILITAR A SUS CLIENTES ALTERNATIVAS DE “ENCUENTROS ENTRE MARCAS Y PERSONAS”, PESE A LA SITUACIÓN CRÍTICA QUE VIVE EL SECTOR, Y APELA A LA RESPONSABILIDAD DE TODOS by AEVEAMadrid a 9 de marzo de 2020- Desde Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA), partiendo de la base de que la salud de las personas es prioritaria, queremos hacer ver que la situación en cascada de cancelaciones de eventos que se están produciendo, está ocasionando graves daños a nuestra industria y nuestro futuro inmediato.Ante esta situación tan crítica, aportamos toda nuestra energía y queremos inspirar a todos los estamentos a que se sumen a nuestro propósito. A las autoridades, empresas y medios de comunicación les pedimos que transmitan información veraz y rigurosa, sin sembrar más alarma de la necesaria, que nos está conduciendo a la parálisis, y está provocando daños irreparables.Pensamos que con la responsabilidad que requiere la situación, siempre pueden existir alternativas a la cancelación total de los eventos. Aplazamiento, cambio de sede, uso de tecnología etc. Nosotros, como organizadores de eventos, ya estamos trabajando con ilusión y creatividad y ofrecemos a nuestros clientes nuevos modelos de “encuentros entre personas” para que no renuncien a su estrategia de comunicación. Es difícil sustituir el poder del “face 2 face”, pero si algo aportamos como industria es creatividad. Debemos ser flexibles y explorar todas las opciones antes de la cancelación. Es un ejercicio de responsabilidad por parte de todos. De nuestras empresas clientes para que puedan continuar con su estrategia de comunicación, y de los organizadores de eventos, que tenemos que mantener nuestras empresas operativas, mientras aprovechamos este periodo de incertidumbre, confiando en que será una situación temporal, que nos permita volver en breve, al buen momento económico que estábamos viviendo. Una industria que en los últimos años ha aportado riqueza al país y muchos empleos directos e indirectos. Y cuyas perspectivas económicas para el 2020 pueden ser muy negativas.“Entre tanto AEVEA está ofreciendo información y prestando apoyo legal a sus socios para proteger la actividad de la organización de eventos y su sostenibilidad económica. Una actividad que lleva años en alza, con un crecimiento consolidado que pone de manifiesto la importancia que tiene para la economía en España”, son palabras de Mar García, Presidenta de AEVEA. Se trabaja en recabar datos de la afectación de la industria en términos económicos, de cara a solicitar ayudas gubernamentales. AEVEA es una entidad sin ánimo de lucro, fundada en marzo de 2015 y formada por sesenta y ocho agencias de organización integral de eventos de nuestro país: Abile Corporate Events, Acciona Producciones y Diseño, Agencia 51, Attentive, Auriga, Bacus Eventos, BCD Meetings&Events, beon. Events, Box de Ideas, BRS Imaginarea, CAETSU TWO, Cow Events Group, CWT Meetings & Events, Deporte & Business, DICOM Events, dissimility comunicación, EDT Eventos, El Baúl de Las Piqué, Equipo Kapta, Estudi Ferran Sendra, Eventalista*, Events & Co, Ewents Iberia, Factoría de Ideas, FOCUSEVENTS, GLOBALLY a division of Newlink, Grass Roots, Gropius, Grupo Abbsolute, Grupo INK, IAG7 Meetings & Events, Innevento, Inusual Events, Jotamas, K meetings, KOA factory, La 5ª (Grupo O), Lankor, Last Lap, Lemon, MacGuffin, Madison, marbet, Marevents, MCI Spain, MKTG, Multilem -Brand New Spaces, Nautalia Eventos, Neozink, Omnitel comunicaciones, Parafina Comunicación, Planta 18, Polait Events, Pop in Group, Quum, RPA Marketing y Comunicación, SCP, SeproEvents, Silman 97, Staff Eventos, Talisman Group, TBWA\Communication and Events, Torrents & Friends, Tuset Eventos, Uila Motor y Aventura, Unit Elements, Unity Eventos y X-ternal. Trabajan conjuntamente en la profesionalización de la industria de eventos y el reconocimiento del valor que aportan las agencias.
Los 4 pilares en la #organización de #eventos.
La industria de los eventos cambia día a día, lo que hace una semana generó impacto, hoy mismo puede ser que no tenga ese mismo recibimiento, por lo que en este sector siempre tenemos que estar innovando y tratar de pensar y actuar, fuera la rutina o del librito.Y es esta característica tan peculiar de la organización de eventos la que determina la habilidad para crear eventos que trasciendan y generen emociones y experiencias pero al mismo tiempo, sin importar de que tipo de actividad estamos hablando, encontraremos siempre 4 grandes pilares desde los cuales se sostiene la organización de un evento:SeguridadInnovaciónTecnologíaSustentabilidadSeguridad:En estos tiempos no podemos dejar de lado el aspecto de la seguridad y bienestar de los asistentes, organizadores y demás públicos involucrados. Fundamentar los eventos cuidando la integridad de las personas, sean estas invitados, personalidades, staff, proveedores o publico ajeno al evento es básico. Nadie quiere estar en medio de un evento donde la incertidumbre y el riesgo de un accidente o incidente sea tan alto que distraiga nuestra atención o que sea el tema de conversación.Innovación:Lograr que el asistente se “enganche” al evento no solo tiene que ver con que haya un buen ponente o una buena comida o el lugar o sede sea impresionante. El reto es que los eventos deben ser creados con la intencionalidad de que estos, al ser desarrollados y vividos, generen una emoción, una experiencia, un momento pues. Y no nos debe ser difícil situar en nuestra mente eventos que por lo bien planeados e integrados a la personalidad de los asistentes y anfitriones generan un buen índice de recordación, de branding y posicionamiento. Tecnología:Todos los días, queremos o no, convivimos con la tecnología, por ello, si no integramos estas tecnologías a favor, y si no unimos lo virtual con lo real, tarde o temprano quedaremos desfasados , sin aprovechar las ventajas que el uso de las tecnologías pueden y hacen por lo eventos y sus comunidades.Pensar y actuar sustentablemente:Actuar local, pensar global. Si aún creemos que nuestras acciones no repercuten en la comunidad, mucho menos seremos consientes del impacto que podemos generar en el medio ambiente. Ya no es una moda ser responsables con la comunidad y el entorno, es ahora sí, una necesidad.*****
Aspectos CLAVES en la organización de un CONGRESO: División de tareas y armado de comités
Según la RAE, un congreso es una conferencia generalmente periódica en que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, etc., se reúnen para presentar conferencias o exposiciones sobre temas relacionados con su trabajo o actividad y discutir sobre ellos.En la clasificación de eventos, los congresos forman parte de los eventos empresariales y los objetivos por los cuales esas empresas o instituciones eligen hacerlos, se basan en el posicionamiento de su marca en el mercado que los compete.Un congreso es uno de los tipo de eventos más complicados de organizar debido a la gran cantidad de acciones a realizar. Por este motivo, es fundamental que se planteen diferentes comités de trabajo, especificando las tareas a realizar de cada uno. A su vez, es importante entender que estos comités deben estar articulados y sincronizados los unos con los otros para que se continúe la misma línea de trabajo.Los tipos y nombres de comités serán establecidos por el organizador según la magnitud y alcance del evento, como así también, por su funcionalidad.Aquí, mencionamos los más comunes:Comité organizador: es el órgano rector. Es la articulación de todos los comités.Dirección general: compuesta por los representantes de la institución convocante. Tomarán las decisiones finales que competen al evento. Comité de honor: es un instrumento puramente de imagen y representación. Se deben invitar a este comité a aquellas personas que por su relevancia profesional o por su cargo puedan apoyar al congreso.Comité académico: integrado por profesionales que guiarán el contenido del evento, armarán el cronograma incluyendo conferencias centrales y talleres, contactarán y decidirán quiénes serán los ponentes.Comité finanzas: se encargará de los presupuestos, costos, cobros y todo lo relacionado al financiamiento del evento.Comité de comunicación: es el responsable del armado y la gestión del plan de difusión del evento.La división de tareas logra que la planificación del evento se lleve a cabo de forma fluida para la consecución de un congreso exitoso.Es esencial la buena coordinación y comunicación de los comités. Cada uno deberá llevar una programación bien establecida del evento y de cada etapa del mismo y estar coordinado con los otros comités a fin de evitar la mayor cantidad de contingencias.Los comités deben estar formados por individuos con aptitudes como la responsabilidad, organización, puntualidad, compromiso, empatía, experiencia y capacidad para resolver problemas.
