El Protocolo en los eventos
El mundo de los eventos, es a la vez, el mundo de las emociones y de las experiencias, y esto incide en cómo debemos manejar la organización del mismo buscando que el objetivo principal se cumpla, y a la vez, trascienda en los asistentes.Claro, se lee fácil, por ello, debemos de apoyarnos de técnicas y herramientas que nos faciliten el acercamiento con los públicos, y es que los eventos son momentos de comunicación en vivo, por ello no debemos dejar nada al aire, todo, absolutamente todo debe estar contemplado. integrado y por supuesto, concensado, pero sin perder la sensación de calidez y naturalidad que debe imperar en los eventos.Hablar entonces de #Protocolo es hablar de comunicación. Protocolo se refiere, en su acepción cotidiana, al “Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticos y oficiales”, si bien es una buena definición, me gusta pensar que el protocolo es “crear las condiciones necesarias para que los eventos transcurran en orden, de forma segura y organizada, dando el lugar a los invitados, al anfitrión y cuidando, sobretodo, que el objetivo del evento se cumpla”, sin importar se trate de un evento social, empresarial, deportivo o de gobierno.Bajo esta premisa, entonces entenderemos la importancia, por ejemplo, de tener toda la información precisa y actualizada, así, ejemplificando, si desde el principio sabemos que un personaje VIP nos visitará, podemos entonces ir viendo el acomodo que tendrá en función de la precedencia y el criterio de ordenación bajo el cual trabajaremos, dando así la atención mínima esperada , o bien, si lo vemos desde el punto de la logística, si tenemos en claro el montaje que tendremos y los elementos accesorios que utilizaremos, nos será más fácil identificar al elemento de mayor importancia y cuidado y sobre, haremos el planteamiento del escenario.Cuando hablamos de un evento exitoso, hablamos de la combinación del protocolo, del ceremonial y la etiqueta, que integrados en tiempo, espacio y forma, dan lugar a una experiencia exitosa.Saber quién recibe a quien, como se saluda, como se da el primer brindis, como nos sentamos en una mesa de negociación o en una mesa de celebración, o desde quien paga y que si y que no se debe hacer en una cita de trabajo, son conocimientos que pueden marcar la diferencia entre transcender o desaparecer.Cuando hablamos de protocolo, hablamos de experiencia y formación pero también de sensibilidad, flexibilidad y adaptabilidad, los eventos no son perfectos, por ello organizar, desde el protocolo es un arte.Protocolo y eventos, eventos y protocolo, todo se basa en dos preguntas, cómo organizamos y para qué, con las respuestas correctas, podamos entonces trabajar y concretar, mezclar técnica y estrategia para lograr el objetivo propuesto.Líneas arriba mencioné que protocolo es comunicación, y aplicado a los eventos nos ayudarán las siguientes preguntas ¿Qué quiero comunicar? ¿Para qué quiero comunicar? ¿Qué espero que pase en mi evento? ¿a quién quiero llegar y para qué? No podemos olvidar que en un evento todo comunica, desde un mantel mal colocado, hasta un registro lento o una mala atención de un visitante. Son los detalles los que marcan la diferencia, y puedo asegurarte que si en tu próximo evento utilizas de forma consciente el protocolo, tendrás mejores resultados.
Ideas de meeting design que ayudarán a interactuar a tus asistentes
La era de las reuniones en las que el público contempla un PPT desde su asiento plegable de auditorio, esquivando las cabezas de doce filas de personas que observan el mismo punto de un escenario, esperando el descanso de 20 minutos en el que por fin tomará el café que tanto necesita... se ha terminado. Nos hemos dado cuenta de que la creación de valor en reuniones es esencial y, como organizadores, nuestro trabajo implica asegurarnos de que esto ocurra. Tranquilo, sabemos que nunca podremos controlar el hilo del discurso de un CEO en una reunión corporativa (¡ojalá pudiésemos!), pero sí que hay algo que podemos hacer: crear montajes que fomenten la interacción. He aquí algunos consejos para crear montajes que ayuden a que nuestros asistentes interaccionen y consigan extraer un mayor aprendizaje.Montajes que fomentan el contacto visual. Hay miles de formas distintas de disponer el mobiliario en una sala, pero si tu objetivo es conseguir que los asistentes interaccionen y compartan no solo conocimiento sino también emociones e incluso pensamientos, el contacto visual es esencial. Cuando conectamos con alguien visualmente, sentimos que contamos con toda su atención y esto actúa como un piropo para nuestro cerebro, al que respondemos usando todas nuestras armas disponibles para comunicar bien. El contacto visual entre los miembros de una reunión se convierte en un feedback continuo que nos permite conocer lo que los demás sienten, invitar a hablar a aquellos que normalmente se esconderían tras su portátil o adaptar nuestras palabras para asegurarnos de que todos comprendemos el mismo mensaje. Pero el gran papel que juega el contacto visual a la hora de fomentar la interacción es el de estimularnos emocionalmente: nos aporta confianza y seguridad, nos sentimos parte de algo más grande y conectados con aquello que ocurre en la reunión, por lo que la probabilidad de que intervengamos, expresemos nuestra opinión con seguridad y aportemos nuestro conocimiento, aumenta de forma exponencial. ¿A qué montajes podemos recurrir para crear este contacto visual? Para empezar, lo más sencillo: si las sillas se disponen en círculo o herradura, casi todos los miembros tendrán contacto visual con el resto, haciendo que el sentimiento de comunidad sea más fuerte y aumente la participación y la sensación de grupo. Pero si el círculo alcanza ciertas dimensiones, este recurso no nos servirá de mucho, y es entonces cuando podemos optar por montajes que fomenten el movimiento, buscando así la interacción continua y la dinamización de las conversaciones. Mobiliario móvil y ligero: Sillas que pesen poco, taburetes con ruedas para desplazarse incluso estando sentado, puffs que invitan a interactuar con los demás de una forma más relajada, incluso fitballs (¡pruébalas!) … cualquier montaje que cuente con muebles que puedan desplazarse con facilidad supone un pequeño empujón que nos ayudará a interactuar en reuniones. Además, facilitará la creación de distintas dinámicas durante una misma reunión en función de nuestro objetivo, consiguiendo desde un ambiente informal y privado a un contexto más congresual o protocolario, dentro de un mismo evento. De hecho, existen dinámicas diseñadas para la interacción que deben contar con un montaje específico, y aquí nuestro papel de llevarlo a cabo de la mejor forma posible es esencial. El World Café, por ejemplo, consiste en diseñar la sala como si fuese una cafetería, con pequeñas mesas por las que los participantes pueden moverse, aumentando la conexión entre personas. Los formatos que conllevan la creación de pequeños grupos siempre serán beneficiosos para la interacción en un evento, puesto que el posible miedo a hablar en público se verá reducido por un entorno que asemeja las conversaciones del día a día entre compañeros y amigos. Otro formato es el Campfire, inspirado en esas conversaciones de camping alrededor de la hoguera y en lo más profundo de la noche. La idea aquí es montar la sala con el objetivo de crear una sensación similar de confianza, que permita hablar con cercanía, sin medios tecnológicos (a ser posible) y con la opción de que todos puedan intervenir. ¿Quién no va a querer participar en una conversación que recuerde a las noches de campamento entre amigos? Y si queremos sorprender de vez en cuando con un montaje que invite a todos a empezar una conversación y arrancarse en la interacción, eliminar el mobiliario (especialmente aquel destinado a sentarnos) puede ser una sabia decisión. No pretendemos que tengas a tus asistentes de pie durante tres horas, pero puedes aprovechar los cambios de dinámicas o espacios en un evento para retirar las sillas y jugar con elementos de apoyo de altura elevada (como mesas de cocktail), que obliguen a los miembros de la reunión a moverse por el espacio y encontrarse en esos puntos, dando lugar a más de una conversación grupal que sin duda ayudará a perseguir los objetivos del evento. Para los más atrevidos, el Freudian Walk puede ser una gran opción. En este caso lo que se pretende es iniciar una discusión mientras se pasea en grupo, contemplando el entorno y en constante movimiento. Todos sabemos que el ejercicio estimula nuestro cerebro, y un entorno natural como el campo o la montaña pueden ser el complemento perfecto que haga que todos se abran y contribuyan a la reunión casi sin darse cuenta. Al fin y al cabo, la clave reside en recordar, a la hora de idear el montaje de un evento, que el espacio estará repleto de personas, con distintas personalidades y probablemente agotadas por el ritmo de un evento. Lo mínimo que podemos hacer como organizadores es facilitarles el proceso de iniciar una conversación y ayudarles a que compartan sus ideas y reflexiones, creando un ambiente en el que conectar con los demás y con el entorno sea casi inevitable.Fuente: Eventoplus
