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Los eventos en tiempos del Coronavirus ¿Seguir adelante o cancelar?
Por Felipe Reyes Barragan

Es una realidad que nos alcanzó, el #Coronavirus se ha convertido ya en pandemia y países en todo el mundo, dependiendo de la fase o etapa en la que se encuentren, han tomado medidas desde cancelar o suspender clases, controlar accesos de extranjeros de ciertas zonas, hasta la cancelación o postergación de eventos de tipo masivo o que por su alcance, pudieran ser focos de contagio.Lo primero ¡Calma! Si, es un momento complicado para todos, y lo que hagas a partir de este momento, puede ser fundamental para ti como organizador de eventos y tu empresa. La premisa siempre deber ser la salud por encima de cualquier otra cosa. Así que veamos cómo manejar la situación y qué hacer en caso de que decidas o tengas que cancelar, suspender o reagendar actividades de forma posterior.Seguramente tienes una influencia en tu comunidad, clientes o familiares, desde ahí, se consciente y responsable de lo que dices, publicas y envías. Infórmate de fuentes oficiales y procura la salud y bienestar de tu equipo, proveedores y de todos aquellos con los que tengas contacto. No caigas en pánico y NO hagas caso de rumores, verifica la información OFICIAL y desde ahí, toma decisiones.En México los eventos y concentraciones masivas, de más de 5000 personas, se sugiere sean cancelados aunque desafortunadamente al ser todavía una recomendación, hemos visto como festivales de más de 60,000 personas se realizan.  Si en tu ciudad no hay aviso oficial de esto, y tienes un evento en puerta en los siguientes días y no puedes cancelarlo, entonces hazlo más seguro para todos, incluyéndote a ti:Si no cancelasColoca gel y toallas limpiadoras en los accesos a tu evento.Agiliza las entradas, evita cuellos de botella.Mantén con agua y jabón tus baños. Facilita el lavado de manos constante.Si te es posible, ten en tus pantallas o sistema de sonido las recomendaciones oficiales de higiene. Puedes imprimir algunos carteles y ponerlos en lugares visibles y estratégicos. Pero ojo, no abuses, informa, no alarmes.Establece un programa de limpieza en áreas comunes de forma frecuente y utiliza líquidos y sanitizantes de calidad.Manda un correo a los participantes y asistentes informando de las facilidades que tendrás disponibles antes y durante el evento.Informa a tu equipo de acciones concretas, no saludar de mano ni de beso, pero sí quizás chocar los codos o simplemente sonríe. Toma en cuenta que hay personas que por hábito y costumbre extenderán su mano, ante eso, se atento y solo sonríe y di que estas siguiendo las medidas de higiene para el bienestar de todos.Si tienes invitados del extranjero, verifica su situación médica y avísales que por control y seguridad de ellos y de los demás, serán revisados al llegar al aeropuerto o central de autobuses. Seguro lo entenderán.Se considerado y contempla que quizás haya alguien que ya no quiera asistir a tu evento por razones personales. Si tu evento es de corte comercial y cobraste. la sugerencia es que, si puedes, reembólsale lo mas que puedas, u ofrécele un cambio o ticket abierto. No pierdas clientes y más si puedes hacer algo al respecto.Es posible que tu evento, aunque tenga el 100% de confirmaciones tenga algunas inasistencias las cuales podrían serte avisadas con anterioridad o no. Ante ello, considera la situación y avísale a tus proveedores y participantes y si te es posible, virtualiza ciertos contenidos como charlas o conferencias y así puedas ofrecerlas a quien no pueda o quiera asistir. Revisa tus finanzas, puede ser que esta ocasión pierdas, pero si eres tu quien cancela por el bien de la comunidad, seguro te será recompensado en el futuro, las acciones de responsabilidad social siempre son bienvenidas por todos.Si cancelas.Dura decisión, pero siempre el bienestar de todos, incluido tú, es primero.Si has tomado esa acción, lo primero es avisar a tus proveedores, es posible, sobre todo si hay tiempo previo, que ciertos gastos no se hayan realizado y puedas tener ese crédito para cuando reagendes. En caso de que ya tengas materiales, guárdalos y úsalos posteriormente.Avisa lo más pronto posible, y hazlo de forma clara, sencilla y eficiente. Hazlo por todos los medios de contacto que has usado de forma habitual  y sobre todo, no dejes vacíos en la información. Si tu evento es de costo, deja de vender en el momento que decidas cancelar e informa, a los que ya compraron, el proceso para devoluciones, reembolsos o cambios. Se transparente y publicalo como es, seguro tendrás el apoyo y comprensión de una gran mayoría.Si hay asistentes de otras partes del país o del mundo, avísales en cuanto determines cancelar y de preferencia habla con ellos, eso puede ayudar a controlar los rumores y chismes. Hazlo rápido, quizás no hayan comprado los vuelos o puedan hacer cambios.—Como verás, no hay un protocolo exacto que puedas implementar y seguir al pie de la letra en caso de que sigas con tu evento o lo canceles, es un tanto el criterio, la habilidad y la experiencia y por supuesto, el sentido común. Con todo ello e información, toma las medidas necesarias y convenientes para todos. Hay algo seguro, todo termina por pasar.

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LA INDUSTRIA DE LOS EVENTOS SIGUE TRABAJANDO CON CREATIVIDAD Y OPTIMISMO PESE A LA SITUACIÓN CRÍTICA QUE VIVE EL SECTOR, Y APELA A LA RESPONSABILIDAD DE TODOS by AEVEA
Por Micaela Vuletin

LA INDUSTRIA DE LOS EVENTOS SIGUE TRABAJANDO CON CREATIVIDAD Y OPTIMISMO PARA FACILITAR A SUS CLIENTES ALTERNATIVAS DE “ENCUENTROS ENTRE MARCAS Y PERSONAS”, PESE A LA SITUACIÓN CRÍTICA QUE VIVE EL SECTOR, Y APELA A LA RESPONSABILIDAD DE TODOS by AEVEAMadrid a 9 de marzo de 2020- Desde Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA), partiendo de la base de que la salud de las personas es prioritaria, queremos hacer ver que la situación en cascada de cancelaciones de eventos que se están produciendo, está ocasionando graves daños a nuestra industria y nuestro futuro inmediato.Ante esta situación tan crítica, aportamos toda nuestra energía y queremos inspirar a todos los estamentos a que se sumen a nuestro propósito. A las autoridades, empresas y medios de comunicación les pedimos que transmitan información veraz y rigurosa, sin sembrar más alarma de la necesaria, que nos está conduciendo a la parálisis, y está provocando daños irreparables.Pensamos que con la responsabilidad que requiere la situación, siempre pueden existir alternativas a la cancelación total de los eventos. Aplazamiento, cambio de sede, uso de tecnología etc. Nosotros, como organizadores de eventos, ya estamos trabajando con ilusión y creatividad y ofrecemos a nuestros clientes nuevos modelos de “encuentros entre personas” para que no renuncien a su estrategia de comunicación. Es difícil sustituir el poder del “face 2 face”, pero si algo aportamos como industria es creatividad. Debemos ser flexibles y explorar todas las opciones antes de la cancelación. Es un ejercicio de responsabilidad por parte de todos. De nuestras empresas clientes para que puedan continuar con su estrategia de comunicación, y de los organizadores de eventos, que tenemos que mantener nuestras empresas operativas, mientras aprovechamos este periodo de incertidumbre, confiando en que será una situación temporal, que nos permita volver en breve, al buen momento económico que estábamos viviendo. Una industria que en los últimos años ha aportado riqueza al país y muchos empleos directos e indirectos. Y cuyas perspectivas económicas para el 2020 pueden ser muy negativas.“Entre tanto AEVEA está ofreciendo información y prestando apoyo legal a sus socios para proteger la actividad de la organización de eventos y su sostenibilidad económica. Una actividad que lleva años en alza, con un crecimiento consolidado que pone de manifiesto la importancia que tiene para la economía en España”, son palabras de Mar García, Presidenta de AEVEA. Se trabaja en recabar datos de la afectación de la industria en términos económicos, de cara a solicitar ayudas gubernamentales. AEVEA es una entidad sin ánimo de lucro, fundada en marzo de 2015 y formada por sesenta y ocho agencias de organización integral de eventos de nuestro país: Abile Corporate Events, Acciona Producciones y Diseño, Agencia 51, Attentive, Auriga, Bacus Eventos, BCD Meetings&Events, beon. Events, Box de Ideas, BRS Imaginarea, CAETSU TWO, Cow Events Group, CWT Meetings & Events, Deporte & Business, DICOM Events, dissimility comunicación, EDT Eventos, El Baúl de Las Piqué, Equipo Kapta, Estudi Ferran Sendra, Eventalista*, Events & Co, Ewents Iberia, Factoría de Ideas, FOCUSEVENTS, GLOBALLY a division of Newlink, Grass Roots, Gropius, Grupo Abbsolute, Grupo INK, IAG7 Meetings & Events, Innevento, Inusual Events, Jotamas, K meetings, KOA factory, La 5ª (Grupo O), Lankor, Last Lap, Lemon, MacGuffin, Madison, marbet, Marevents, MCI Spain, MKTG, Multilem -Brand New Spaces, Nautalia Eventos, Neozink, Omnitel comunicaciones, Parafina Comunicación, Planta 18, Polait Events, Pop in Group, Quum, RPA Marketing y Comunicación, SCP, SeproEvents, Silman 97, Staff Eventos, Talisman Group, TBWA\Communication and Events, Torrents & Friends, Tuset Eventos, Uila Motor y Aventura, Unit Elements, Unity Eventos y X-ternal. Trabajan conjuntamente en la profesionalización de la industria de eventos y el reconocimiento del valor que aportan las agencias.

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